Если Вы занимаетесь производством или оказанием каких-нибудь услуг, в этом случае Вам могут потребоваться запасы не только комплектующих деталей и различных видов сырья, но и готовой продукции.

Формирование товарных запасов оказывает непосредственное влияние на различные стороны предпринимательской деятельности:

• производство;
• бухгалтерский учет;
• транспортное обслуживание;
• сбыт и т.д.

В этой брошюре речь пойдет о формировании товарных запасов, которые являются Вашим крупным активом и в которых «замораживается» значительная сумма денег.

• сырья;
• комплектующих изделий;
• оборудования и запасных частей;
• инструментов и приборов;
• готовой продукции;
• товаров для перепродажи;
• таро-упаковочных материалов;
• металлолома и вторсырья;
• различных предметов общего назначения.

В таблице перечислите те виды материальных запасов, которые отражают специфику Вашего вида бизнеса. Вы можете не ограничиваться перечисленными выше видами товарных запасов.

Некоторые предприниматели имеют дело с узким кругом товарных запасов, что избавляет их от связанных с этим хлопот. Если Вы пойдете по этому пути, определение необходимых видов материальных запасов не составит для Вас большого труда.

Возьмем в качестве примера столярное дело. Для работы в таком случае помимо соответствующих инструментов и оборудования необходимы определенные запасы скобяных изделий и древесины. Если что-нибудь потребуется дополнительно, это можно купить у одной из местных фирм.

С другой стороны, если Вы торгуете, допустим, косметическими и парфюмерными принадлежностями, Вам нужно иметь запасы широкого круга товаров. Одной только губной помады необходимо несколько десятков видов.

Или, к примеру, туалетная вода. Существует много видов и марок туалетной воды различной емкости и в различных упаковках. Нужно иметь, как минимум, восемь различных видов туалетной воды, чтобы удовлетворить существующий спрос. А сколько подобных товаров?

Вы должны так разместить свои запасы, чтобы в любой момент Вы без труда могли бы найти нужный товар. Многое будет зависеть от имеющейся в Вашем распоряжении складской площади.

Если у Вас много свободного места, в этом случае можно разместить товары на всей площади. Найти их потом будет несложно. Однако, как правило, складской площади предпринимателям катастрофически не хватает.

Если Вы получаете товары в коробках, то для того, чтобы было легче найти тот или другой товар,сделать на них маркировку. Если же Вы закупаете товары в небольшом количестве без коробки, тогда их можно сложить в любую пустую коробку. В этом случае гораздо важнее так пометить эту коробку, чтобы Вы потом могли найти ее содержимое.

Для простоты можно помечать коробки определенным цветом или использовать цифровой код. Возможно сочетание этих двух способов.

То есть, Вы можете использовать определенный цвет, допустим, синий, чтобы пометить какой-нибудь товар или же продукцию определенного поставщика.

Затем можно поставить номер, чтобы знать, кто именно поставляет продукцию, отмеченную синим цветом, или же использовать определенный цвет, чтобы знать, какой именно это товар, поставляемый фирмой под определенным номером.

Например, красный 6 может означать: «фасоль в томатном соусе» фирмы «Хайнц» или 8 зеленый может означать: фирма «Проктер энд Гэмбл» — зубная паста «Крэст».

Использование системы цифрового кодирования поможет Вам также все время быть в курсе, сколько видов того или иного товара у Вас есть в запасе. В процессе работы Вам станет ясно, оправдывает ли себя подобная непростая система кодирования и маркировки по сравнению с существующим рыночным спросом на эти виды товаров.

Понравилась ли Вам идея использовать для маркировки товарных запасов различные цвета и цифровые коды? Если да, в этом случае напишите, как бы Вы могли использовать цвета, буквы и цифры для кодирования своих товарных запасов.

Следует иметь в виду, что Ваши сотрудники могут запутаться в Вашей системе кодирования. Поэтому на складе обязательно должна быть расшифровка всех кодов (например, перечень кодов с указанием их значения).

Однако далеко не все предприниматели приглашают на работу штатных кладовщиков. В этом случае приемом товаров занимается по совместительству какой-нибудь сотрудник (или сам предприниматель).

Лучше всего установить определенное время для приема товаров. Например: с 8 до 10 часов утра или с 4 до 6 часов вечера. Впрочем, Вы можете сами определить удобное для Вас время.

В тексте своей заявки на доставку того или иного вида товаров Вы можете указывать желательное время доставки. Если Ваш поставщик не может гарантировать доставку товара в указанное Вами время, Вам придется либо пойти ему навстречу, либо отказаться от его услуг и обратиться к другому поставщику.

Если в Вашем районе введены определенные ограничения, касающиеся времени доставки грузов, об этом обязательно нужно поставить в известность Вашего поставщика.

Подумайте, в какое время Вам было бы удобнее всего принимать партии товаров. Устроит ли этот срок Ваших поставщиков?

Занимаясь закупками нужной Вам продукции, обязательно нужно дополнительно иметь один экземпляр каждого Вашего заказа для того сотрудника, который будет заниматься приемом и складированием товаров. В этом случае он твердо будет знать, когда, в каком количестве и какие именно товары нужно принимать.

Многие поставщики, как правило, по почте или по факсу заранее высылают извещение (или уведомление) об отправке заказанной Вами партии товаров, предупреждая Вас о необходимости соответствующей подготовки к приему нужной продукции.

В некоторых случаях уведомление направляется вместе с товаром. Иногда уведомления вообще не высылаются. Если уведомление имеет для Вас большое значение, Вы можете специально включить этот пункт в текст своего заказа.

В дополнение или же иногда вместо извещения, некоторые поставщики направляют вместе с товаром извещение об упаковке товаров. В принципе эти два документа преследуют одну и ту же цель. Некоторые предприниматели требуют высылать им оба документа.

Основным же документом будет товаро-сопроводительная накладная, используемая транспортной компанией при перевозке заказанных Вами товаров. Этот документ означает, что после его подписания Вашим представителем ответственность за сохранность грузов ложится на транспортную компанию. Очень важно, чтобы Ваш представитель сделал приписку «без осмотра». А то Вы можете лишиться возможности предъявить претензии, если потом Вы обнаружите какое-нибудь повреждение товаров.

Полученные товары должны быть сложены в одном месте, и до тех пор, пока они не будут тщательно проверены, их ни в коем случае нельзя брать на складское хранение.

Доставленные товары должны быть проверены по:

• количеству;
• качеству.

Проверку количества доставленной продукции можно поручить кладовщику, снабдив его всеми необходимыми документами: копией Вашего заказа с соответствующими приложениями, а также экземпляром извещения об отправке или упаковке товаров поставщиком.

Проверка качества может оказаться делом более сложным. Если речь идет о фирменных, хорошо упакованных или штампованных товарах, в этом случае кладовщик вполне может справиться с этой задачей.

Если же проверка качества продукции связана, к примеру, с проведением физических или химических испытаний, в этом случае доставленные товары должны находиться в так называемой «карантинной» зоне до тех пор, пока не будут проведены соответствующие испытания.

Важно провести эту проверку быстро. Если Вы заявите об обнаружении повреждений или дефектов с опозданием, Вы можете не получить компенсацию.

В случае обнаружения недостачи или повреждения продукции кладовщик должен составить акт о повреждении/недостаче товаров. Ниже приводится образец такого акта.

АКТ О ПОВРЕЖДЕНИИ/НЕДОСТАЧИ ТОВАРОВ № ПЕРЕВОЗЧИКУ | ОТПРАВИТЕЛЮ Заказ № товары не доставлены товары доставлены, однако в момент их приемки обнаружена недостача товары доставлены, однако в момент их приемки обнаружены повреждения Поставьте знак «x» в соответствующем квадрате Наименование товара, № спецификации Отправленное количество Описание характера повреждения или недостачи                         Подпись получателя Дата М.П

Копии этого акта, как правило, направляются:

• транспортной компании;
• поставщику;
• Вашему бухгалтеру.

Кроме того, один экземпляр остается у клацовщика.

После этого Вам предстоит разбираться по факту повреждения или недостачи товаров с транспортной компанией или с поставщиком.

В большинстве случаев товар доставляется в целости и сохранности. Если по качеству и количеству к доставленной продукции у Вас никаких претензий нет, составляется акт приемки товаров в двух экземплярах. Один экземпляр направляется в бухгалтерию, другой — остается у кладовщика. Ниже приводится образец такого акта.

АКТ О ПРИЕМКИ ТОВАРОВ № Дата приемки Отправитель Извещение об отправке товаров №       Способ транспортировки Вид упаковки Номер упакованных единиц продукции Заказ №         Наименование товара, № спецификации Количество продукции, полученной в поврежденном виде Стоимость товаров                             Итого:     Счет-фактура № Вышеуказанные товары получены. Акт о повреждении/недостаче товаров №__ прилагается Подпись Дата Товары поставлены на баланс. Подпись Дата Вышеуказанные товары соответствуют условиям контракта с точки зрения их качества и пригодны к употреблению. Подпись инспектора Дата

Акт приемки товаров и акт о повреждении/недостаче товаров являются основными документами, связанными с приемом доставленной продукции на складское хранение. Более подробно вопросы складского учета и контроля за состоянием товарных запасов рассматриваются в блоке «Бухгалтерский учет».

Существуют две точки зрения на то, как надо следить за состоянием товарных запасов и как организовать систему складского учета (на бумаге или с помощью компьютера).

Вероятно, легче всего поручить одному из Ваших сотрудников следить за состоянием товарных запасов.

Однако не исключено, что этот сотрудник будет недобросовестно относиться к своим обязанностям. В этом случае информация о расходовании имеющихся товарных запасов может сильно отличаться от реального положения дел.

Возможно, лучше всего поручить Вашему сотруднику, ведущему амбарную книгу, заодно следить за реальным состоянием товарных запасов.

Некоторые предприниматели время от времени проводят переучет своих материальных ресурсов. Для простоты можно заново составить акт приемки товаров, как будто речь идет о приеме новой партии товаров.

В результате, потратив минимум энергии и свободного времени, Вы будете точно знать, какова реальная величина Ваших товарных запасов.

В том случае, если для доставки товаров используется тара многоразового использования (например, специальные ящики, контейнеры или поддоны), Вы должны известить поставщика о получении подобной тары, поскольку за нее поставщиком взимается определенная залоговая цена.

После возврата тары поставщику необходимо известить об этом своего бухгалтера, чтобы он обеспечил Вам возврат стоимости тары.

Теперь Вы знаете, как нужно организовать прием доставленной Вам продукции. Следующий шаг — разработка соответствующей документации, отражающей специфику Вашего вида бизнеса.

В таблице напишите, какие документы необходимы Вам для формирования товарных запасов, какие пункты они обязательно должны включать и как Вы собираетесь их составлять.

Если Вы собираетесь следить за состоянием товарных запасов (а сделать это просто необходимо), Вам следует для этого использовать определенную форму учета выдаваемой со склада продукции, даже если речь идет об отпуске всего лишь нескольких единиц товара.

Для учета можно просто записывать все на листке бумаги, на основании которого затем будет уточняться количество оставшихся товарных запасов. Однако гораздо лучше подготовить специальный бланк, в который будет вноситься соответствующая информация об отпускаемых товарах с Вашего склада.

В том случае, если товары отгружаются со склада и отправляются в адрес клиента или же используются для выполнения работы по заказу клиента, Вы обязательно должны быть уверены в том, что Вы правильно определили размер платы за свои услуги. Ваша система учета и контроля должна обеспечивать поддержание необходимого уровня товарных запасов и своевременное выставление счетов Вашим клиентам для их оплаты.

Ниже приводится образец накладной, предназначенной для выдачи товаров со склада.

НАКЛАДНАЯ № для выдачи товаров со склада Наименование товаров, № спецификации Требуемое количество Выданное количество Цена за единицу продукции Общая сумма                                                         Итого: Подпись руководителя Дата: Дата выдачи: Получил (подпись) Выдал: (подпись) Выдача зарегистрирована в книге складского учета (подпись) Дата:

В таблице напишите, как Вы предполагаете организовать выдачу и отправку Ваших товаров со склада.

• проверка правильности записей, отражающих движение товарных запасов;
• проверка стоимости товарных запасов в соответствии с данными балансового отчета;
• выявление случаев обмана, воровства или материальных потерь;
• выявление слабых мест используемой системы контроля за состоянием товарных запасов.

Проверки товарных запасов можно проводить:

• один раз в год;
• регулярно на протяжении года.

Если проводить проверку товарных запасов один раз в год, то Вы будете точно знать реальный объем своих материальных ресурсов и сможете сопоставить полученную информацию с данными балансового отчета. Но в этом случае Вы не будете знать, что происходит с уровнем товарных запасов в остальное время года. Кроме того, во время проверки Вы не сможете заниматься ничем другим.

Если же проводить проверки регулярно на протяжении года, то можно осуществлять контроль за различными видами товаров каждую неделю или каждый месяц. В результате запасы каждого вида товаров в течение года хотя бы один раз будут проверены. Эти данные нельзя использовать для составления балансового отчета, однако они дают представление о текущем движении Ваших запасов материальных ресурсов, помогают выявить возможные расхожцения между балансовой и фактической величиной товарных запасов, а также выявить слабые места Вашей системы контроля.

Обнаружив расхождение между балансовой и фактической величиной товарных запасов, Вы должны принять меры. Можно:

• списать разницу;
• выяснить причины данного расхождения;
• внести коррективы в систему контроля для того, чтобы избежать возникновения подобных явлений в будущем.

И, наконец, надо убедиться в том, что Вы или Ваш сотрудник в состоянии эффективно контролировать состояние запасов материальных ресурсов.

Запасы материальных ресурсов — один из важнейших видов Ваших активов. От Вас требуется наладить систему эффективного контроля за состоянием товарных запасов, обеспечить их сохранность, твердо знать, где что лежит, чтобы при необходимости Вы без труда могли найти нужную Вам вещь.

Для этого необходимо создать такую систему приема и выдачи товаров, которая даст Вам возможность регулярно отслеживать движение материальных ресурсов. В том случае, если Вы доставляете свои товары клиентам прямо со склада или же используете свои запасы материальных ресурсов для выполнения работы по заказам клиентов, нужно четко организовать своевременную и правильную оплату клиентами Ваших услуг.

Какой бы хорошей Вам ни казалась созданная Вами же система формирования и хранения товарных запасов, Вы должны время от времени проверять, в каком состоянии находятся запасы материальных ресурсов, и принимать необходимые меры для минимизации материальных потерь.

О том, какие документы следует подготовить для организации складского учета, Вы узнаете из соответствующей брошюры блока «Бухгалтерский учет». Кроме того, Вам стоило бы прочитать брошюру «Складское помещение» блока.