Вам предстоит определить:

• все виды работ, связанных с Вашим видом бизнеса;
• специфику каждого вида работы;
• конкретные нормативы и обязанности для каждого вида работы;
• индивидуальные требования, предъявляемые к Вашим будущим сотрудникам.

Все это поможет Вам подобрать подходящих сотрудников для выполнения работы.

• обслуживать покупателей;
• осуществлять денежные расчеты с покупателями;
• упаковывать товары;
• получать новые партии товаров;
• рассчитываться с поставщиками;
• обеспечивать охрану магазина;
• поддерживать чистоту в магазине.

И это далеко не полный перечень видов работ в магазине. Определив самые необходимые из них, можно перейти к более конкретным вопросам. Имеются в виду:

• место работы;
• требуемый уровень квалификации;
• частота выполнения данного вида работы.

Работа может выполняться, например, как внутри помещения, так и за его пределами, как в торговом зале, так и в подсобном помещении. Что касается требуемого уровня квалификации, то в зависимости от конкретного вида работы могут использоваться сотрудники с различным уровнем подготовки:

• неквалифицированные;
• среднеквалифицированные;
• высококвалифицированные.

Возможно, Ваш вид бизнеса предполагает использование несколько иной квалификационной шкалы. Частота выполнения какого-нибудь вида работы может быть самой разной: от одного раза в месяц до нескольких раз в день.

А теперь приведем пример, связанный с выполнением физической работы.

• Кассир.
• Продавец.
• Менеджер.

Кто будет делать уборку в торговом зале?

• Уборщица.
• Служащие магазина.

Кто-то должен делать отмеченные выше виды работ. Если Вы хозяин малого предприятия, вполне возможно, Вам придется выполнять эту работу самостоятельно.

Используя данные предыдущего раздела, постарайтесь заполнить приведенную ниже таблицу. Желательно сгруппировать взаимосвязанные виды работ. Обеспечивает ли каждая группа полную занятость одного Вашего сотрудника? Если нет, может быть, стоит объединить с этой целью несколько связанных между собой групп?

В результате Вы сможете определить круг должностных обязанностей для каждой штатной единицы. Это поможет Вам составить соответствующие должностные инструкции, необходимые для подбора подходящего персонала.

Возможно, некоторые виды работ останутся нераспределенными. Ничего страшного в этом нет. Для выполнения данных видов работ можно пригласить совместителей.

Старайтесь трезво смотреть на вещи. Не следует дробить все виды работ на большое количество групп. Гораздо важнее убедиться в том, что ни один вид работ не упущен из виду.

Определив свое штатное расписание, можно подумать о подборе сотрудников. Если Вы твердо уверены в своей готовности начать подбор персонала, необходимо иметь четко составленные должностные инструкции.

• название должности;
• непосредственный начальник;
• круг должностных полномочий и обязанностей;
• конкретные производственные или служебные нормативы.

Примечание

Должностная инструкция описывает конкретные виды работ, а не индивидуальные требования, предъявляемые к отдельной личности. Некоторые должностные инструкции рассчитаны не на одного, а на несколько сотрудников. Должностная инструкция поможет Вам определить, какой именно сотрудник Вам нужен.

• она помогает Вам отобрать подходящих сотрудников;
• она дает возможность Вам и Вашим сотрудникам составить четкое представление о специфике каждого вида работы;
• она указывает уровень квалификации и знаний, необходимых для выполнения данного вида работы;
• она показывает каждому соискателю на указанную должность, что от него потребуется.

В то же время должностная инструкция имеет один достаточно серьезный недостаток:

она слишком конкретно описывает должностные обязанности сотрудника, что в результате может привести к конфликтам, связанным с выяснением вопроса «кто что именно должен делать».

Ниже приводится пример одной из должностных инструкций. Обратите внимание на последнюю фразу: «Выполнять прочие поручения».

В результате Вы получаете возможность для маневра и избегаете возникновения описанных выше конфликтных ситуаций.

Прочитав внимательно приведенную ниже должностную инструкцию, постарайтесь затем составить должностную инструкцию, связанную с одной из должностей Вашего штатного расписания.

Они могут иметь количественное выражение. Например:

Класть 1000 кирпичей в день.

Заполнять 200 счетов в неделю.

Они могут носить и описательный характер:

Разработка нового фасона одежды.

Поддержание чистоты в помещении.

Так, например, менеджер универмага имеет право:

• заказывать новые партии товаров;
• оформлять витрины универмага;
• расходовать на нужды универмага по своему усмотрению 300 тыс. руб. в неделю;
• давать скидки постоянным клиентам до 10% от суммы покупки;
• делать небольшие подарки покупателям, приобретающим дорогостоящие товары.

Чем выше уровень ответственности, тем шире должен быть круг должностных полномочий.

Заполняя бланки должностных инструкций, постарайтесь не упустить из виду:

• название должности;
• имя и должность непосредственного начальника;
• основные должностные функции и обязанности;
• производственные или служебные нормативы.

Обязательно убедитесь в том, что оставили хотя бы по одному экземпляру каждой должностной инструкции для себя лично.

• Попросите всех сотрудников заполнить бланки своих должностных инструкций самостоятельно.
• Заполните бланки должностных инструкций, прибегнув к помощи своих сотрудников.
• Составьте должностные инструкции на основе тех видов работ, которые выполняются Вашим персоналом в течение дня.

Наверное, лучше всего — заполнить бланки должностных инструкций при помощи своих сотрудников.

Надеемся, Вы уже определили и описали все виды работ, связанные со своим видом бизнеса. Теперь настало время поговорить о том, что должны представлять собой Ваши будущие сотрудники. Иными словами, речь идет о тех требованиях, которым должен соответствовать Ваш персонал.

Эти требования связаны с характером конкретного вида работы, которую предстоит выполнять каждому сотруднику.

Как правило, требования к персоналу касаются:

• физического состояния;
• уровня квалификации;
• опыта работы;
• общий уровень образования;
• круга основных интересов;
• личных черт характера;
• места жительства.

Вы можете не ограничиться данным перечнем требований. В самом общем виде можно выделить три уровня требований, предъявляемых к персоналу:

• то, что необходимо (основные требования);
• то, что желательно (дополнительные требования)
• то, что нежелательно.

Соответствие основным требованиям носит обязательный характер. Без этого не может быть и речи о нормальном выполнении должностных функций данным лицом.

Например, соискатель обязательно должен иметь:

• крепкое здоровье;
• водительское удостоверение.

Дополнительные требования призваны обеспечить максимально эффективное выполнение соискателем тех обязанностей, которые указаны в его должностной инструкции.

Нежелательные факторы могут помешать выполнению соискателем своих должностных функций.

Вам предстоит продумать перечень требований, которые Вы будете предъявлять к своим сотрудникам.

Ниже приводится пример заполненного бланка требований к персоналу. Внимательно прочитайте его, а затем попробуйте составить подобный бланк требований к своему персоналу.

В данной брошюре речь шла о том, как нужно определять свои потребности в персонале и как подготовить должностные инструкции и индивидуальные требования для каждой единицы Вашего штатного расписания.

Кроме того, была подчеркнута необходимость объединения отдельных связанных между собой видов работ в отдельные группы, Ваши сотрудники будут четко знать:

• кто их непосредственный начальник;
• каковы их должностные полномочия и обязанности;
• каковы их производственные или служебные нормативы.

Прочитав данную брошюру, Вы, вероятно, поняли, как следует отбирать сотрудников.

Надеемся, в этом вопросе Вам удастся избежать неприятных сюрпризов. Бизнес не стоит на месте. Из этого следует, что в определенный момент Вам могут потребоваться сотрудники для выполнения совсем других видов работ. В этом случае придется переписать заново старые должностные инструкции. Они всегда должны соответствовать духу времени. На это следует обратить особое внимание при наборе новых сотрудников.

Теперь можно начинать вести записи, связанные с Вашим персоналом. Всегда имейте под рукой дополнительные экземпляры должностных инструкций. Они понадобятся, когда у Вас появятся новые сотрудники. Теперь можно перейти к чтению следующей брошюры под названием «Как составить анкету для отбора Ваших будущих сотрудников». С ее помощью Вы подберете нужных сотрудников.