Целью данного раздела является рассмотрение вопросов, связанных с управлением запасами.

Раздел затрагивает два основных подхода к управлению запасами:

• детальное контролирование запасов;
• общее контролирование запасов.

Выбор того или иного подхода по управлению запасами зависит от бизнеса, которым Вы занимаетесь.

Имея данные по текущему состоянию Ваших запасов, Вы можете:

• определить движение продукции на складе;
• быть уверены в том, что не останетесь без товаров на складе;
• получить данные о размере своего товарного (складского) запаса;
• оценить складские убытки.

В товарный запас обычно вложена значительная часть капитала.

Чем эффективнее Вы управляете товарными запасами, тем меньше денежных средств необходимо для поддержания необходимого уровня запасов на складе.

Ниже приведены некоторые вопросы, на которые Вы могли бы ответить для себя.

В предпринимательской деятельности существует три подхода к контролю за запасами:

• отсутствие контроля;
• детальный контроль;
• общий контроль.

Если Вы работаете с ограниченным количеством товаров, то Вы можете и не контролировать складские запасы, но это нежелательно.

Предположим, Вы продаете автомобили. В данный момент у Вас на складе 6 автомобилей. Вы помните, сколько было уплачено за эти автомобили, их регистрационные номера и т.д. Но в любой момент Вы можете забыть эту информацию.

Чтобы быть уверенным в том, что информация не будет утеряна, разработайте хотя бы элементарную систему контроля за состоянием склада.

Рассмотрим методы контроля над запасами.

Ниже представлена иллюстрация движения запасов на складе.

В приведенной схеме отражены следующие этапы:

• этап заказа товаров;
• этап получения товаров;
• этап регистрации данных;
• реализация (использование) складских запасов.

Помимо данных этапов, необходимо принимать во внимание следующие моменты:

• товары, возвращенные Вами поставщику;
• товары, возвращенные Вам покупателями.

Если Ваш бизнес связан с большим количеством различных видов товаров, Вы должны контролировать каждую группу товаров в отдельности.

Товар регистрируется в так называемых регистрационных карточках.

В регистрационных карточках должна отражаться следующая информация:

• учетный номер данной группы товаров;
• описание товаров;
• данные о поставщике;
• движение товаров.

Пример учетной карточки приведен ниже.

УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА Номер товара    Описание товара    Поставщик    Дата Пояснение Товар получен Товар отпущен Баланс

Заполнение верхней части учетной карточки не должно вызывать трудностей.

Следующая часть требует небольших пояснений. Предположим, что Вы получили новую группу товаров - третьего апреля было поставлено 20 единиц.

Регистрация в учетной карточке будет выглядеть следующим образом:

Баланс составляет 20 единиц.

10 апреля Вы продали 12 единиц товара. В этом случае появится следующая запись.

Баланс теперь уже составляет 8 единиц товара.

Проверяйте состояние баланса всякий раз при отпуске и получении товара. Это необходимо для того, чтобы вовремя сделать заказ на новую партию товаров.

Предположим, Вы вернули 6 единиц товара поставщику 24 апреля.

В учетной карточке появится дополнительная строка:

На складе останется лишь 2 единицы товара.

Убедитесь в том, что Вы регистрируете следующие операции:

• получение товаров;
• реализацию товаров;
• возвращение товаров поставщику;
• принятие товаров, возвращенных покупателями.

Вы должны быть уверены в том, что каждый раз, когда изменяется уровень товаров на складе, Вы делаете соответствующие записи в учетных документах.

При учете Вы должны использовать следующие документы:

• накладные поставщиков;
• накладные на возврат товаров поставщику;
• накладные на отпуск товаров;
• документы, регистрирующие возврат товаров покупателями.

В некоторых фирмах учет товаров на складе осуществляется только по количеству.

Вы можете учитывать состояние склада как по количеству, так и по стоимости.

В этом случае в учетные документы должны быть включены следующие позиции:

• закупочная цена;
• отпускная (реализационная) цена.

Используйте следующую страницу для разработки учетного документа, подходящего для Вашего бизнеса.

Разработайте систему учета, подходящую для Вашего бизнеса.

К концу отчетного периода Вы можете провести инвентаризацию Вашего склада.

• Просчитайте количество товаров на складе.
• Сравните реальное количество товаров на складе с данными в учетных документах.

Результаты инвентаризации должны совпасть с данными учетных документов.

Ниже приведены возможные причины:

• данные в учетных документах неверны;
• при учете движения товаров на складе были допущены неточности;
• не все продажи были зарегистрированы;
• возврат товаров не был зарегистрирован;
• товар был украден;
• товар был утерян.

Какой бы ни была причина, Вы должны определить ее и предпринять шаги для исправления негативной ситуации.

Если Ваш бизнес связан с реализацией небольшого количества товаров, то детальный контроль может не подходить для Вашего случая.

Возможно, затраты для осуществления детального учета склада окажутся гораздо выше стоимости самого склада.

Как решить эту проблему?

Можно осуществлять учет на базе отпускных (реализационных) цен.

Состояние склада на начало отчетного периода, плюс пополнение складского запаса новым товаром, минус общая сумма реализованных товаров за этот же период, дает Вам состояние склада на конец отчетного периода.

Ниже приведена иллюстрация:

Определите состояние своего склада, используя в качестве базы отпускные (реализационные) цены.

Вы ознакомились с двумя способами осуществления контроля за состоянием склада.

Определите, какой из представленных способов наиболее подходит для Вашего бизнеса.

Впоследствии Вы сможете подумать об усовершенствовании системы управления запасами, принимая во внимание следующие моменты:

• оборачиваемость складских запасов;
• определение оптимального уровня складских запасов;
• процесс пополнения складских запасов.

Зная точный уровень запасов, Вы сможете поддерживать состояние склада на минимально-допустимом уровне. Это позволит Вам использовать высвободившийся капитал на иные нужды.