Но при таком подходе очень трудно верно определить требуемое количество товаров и получить их по невысоким ценам. Кроме того, Вы довольно легко можете запутаться и упустить из виду, какие именно виды товаров Вы заказывали, у кого и когда они будут доставлены.

Бессистемные закупки могут привести к очень большим расходам, в результате чего Вы рискуете лишиться прибыли, обеспеченной грамотным проведением мероприятий в сфере маркетинга.

В данной брошюре речь пойдет о то, как нужно организовать закупки, чтобы постоянно держать этот процесс под контролем и не упустить прибыль в результате неумелых действий.

Вы должны основательно продумать ряд вопросов:

• действительно ли Вы нуждаетесь в новой партии товаров;
• не изменится ли спрос в ближайшее время, нужно ли вообще создавать запасы данного вида продукции;
• можете ли Вы предложить своим клиентам товары разного качества;
• закупая средства производства, Вы должны быть абсолютно уверены в их необходимости (может быть, целесообразно ограничится более простой спецификацией).

Могут быть и другие вопросы, отражающие специфику Вашего вида бизнеса. Самое главное — задавать себе побольше вопросов при закупке того или иного вида продукции и делать заказ только в том случае, если Вы уверены в необходимости этой закупки.

В деловом мире довольно широко распространена практика передачи прав на осуществление закупок продукции другим юридическим или физическим лицам. Для обеспечения надлежащего контроля за деятельностью данных лиц с самого начала нужно четко определить круг их полномочий. Вы можете:

• ограничить их деятельность закупками строго определенных видов товаров;
• установить максимальную величину расходов.

В результате Вы, с одной стороны, снимаете с себя бремя забот, связанных с закупками, а, с другой стороны, сохраняете контроль за развитием своего предприятия.

Подумайте, могли бы Вы передать кому-нибудь право на осуществ-ление закупок продукции, необходимой для развития Вашего предприятия.

В таблице укажите, закупки каких видов продукции и в каком объеме Вы могли бы поручить другому лицу (это может быть один из Ваших сотрудников).

С этой точки зрения для Вас было бы полезно прочитать брошюры данного учебного блока, посвященные вопросам управления запасами материальных ресурсов. Соответствующие записи, касающиеся Ваших товарных запасов, могут оказать Вам огромную помощь при организации очередных заказов необходимых Вам товаров, а также при определении их оптимального количества.

Часто предприниматель идет по пути наименьшего сопротивления и закупает то, что ему необходимо, в одном и том же месте. Как правило, в данном случае в роли поставщика выступает один из его приятелей, с которым уже установились нормальные деловые отношения.

С коммерческой точки зрения это не самый лучший способ осуществления закупок.

Необходимо иметь в виду несколько поставщиков аналогичной продукции, чтобы у Вас была возможность закупать товар на максимально выгодных условиях.

Подбирать потенциальных поставщиков можно разными способами. Речь идет о:

• посещении торговых выставок;
• использовании различных торговых справочников;
• использовании различных рекламных журналов и газет;
• использовании специальных каталогов;
• встречах с торговыми представителями различных торговых фирм.

В результате Вы сможете составить список тех фирм, которые могут стать Вашими потенциальными поставщиками. Подбирая оптимального поставщика, опирайтесь на имеющийся у Вас жизненный и предпринимательский опыт, а также учитывайте объективные параметры фирм-поставщиков: их местонахождение, масштаб хозяйственной деятельности, деловую репутацию. В данном деле очень важен объективный подход.

Отобрав потенциальных поставщиков, нужно послать им свой коммерческий запрос, в котором будут подробно изложены Ваши требования. Это даст Вам возможность сравнить полученные ответы.

В таблице укажите пять видов продукции, которые Вы заказываете регулярно, или же пять видов дорогих товаров, которые Вы заказываете время от времени. Напротив каждого вида продукции укажите трех разных поставщиков, у которых Вы можете заказать товар в следующий раз.

Что должен представлять из себя Ваш запрос?

Если Вы собираетесь рассылать свои запросы регулярно, в этом случае лучше всего пользоваться стандартным бланком. В противном случае можно составить его в виде письма. В любом случае в запрос необходимо включить ряд обязательных пунктов. Речь идет о

• названии и адресе Вашего предприятия;
• подробном описании необходимых Вам товаров и услуг;
• указании их количества;
• сроки их поставки;
• месте их доставки;
• виде их упаковки;
• способе их доставки;
• высылке необходимых чертежей или подробной спецификации.

Необходимо выяснить все самые мельчайшие подробности, чтобы исключить возможные ошибки и сомнения относительно той или иной фирмы-поставщика. Когда отобранная Вами фирма начнет поставки товаров, не должно быть никаких неожиданностей. Вы должны получить именно то, что Вам нужно. На этом этапе уже будет поздно что-нибудь менять. Вы можете указать и другие свои требования, вытекающие из особенностей Вашего вида бизнеса.

Если Вы хотите что-нибудь добавить, воспользуйтесь таблицей.

Во-первых, можно закупать широко распространенные, хорошо известные товары, которые Ваши клиенты охотно будут покупать. В этом случае главное — оптовая цена на них и надежность их поставки. Такой подход применим к большинству розничных товаров. Следует, однако, иметь в виду, что цена в данном случае вовсе не обязательно будет главным фактором, определяющим принятие Вами окончательного решения.

Во-вторых, Ваши покупатели могут интересоваться не только фирменными товарами. Так, к примеру, их может больше волновать приобретение недорогой, но надежной вещи. Это категория потребителей, которые ценят каждый рубль и хотят купить «вещь, которая стоит затраченных на нее денег».

В этом случае, принимая окончательное решение, необходимо хорошо знать, что именно нужно Вашим клиентам, на что они готовы потратить свои деньги. Здесь уже цена будет иметь большее значение при условии, естественно, надежности в эксплуатации данных видов товаров. Это особенно отчетливо проявляется в сфере услуг, когда Вы пользуетесь такими материалами, которые мало знакомы Вашему клиенту. Например, Вашему заказчику может быть все равно, какой именно сорт кирпичей

Вы использовали при строительстве дома, если все сделано в строгом соответствии с указанными требованиями.

В-третьих, Ваши покупатели могут вообще не иметь ни малейшего представления о закупаемой Вами продукции. Это возможно в том случае, если Вы занимаетесь производством. Цена по своей значимости будет уступать таким факторам, как качество, строгое соответствие спецификации, а также надежность поставок.

Во втором и в третьем случаях у Вас гораздо больше свободы при выборе оптимального поставщика. Не забывайте о том, что, выбирая поставщика, Вы выступаете в роли покупателя. Вы можете позволить себе сомневаться в Вашем будущем поставщике вплоть до непосредственного знакомства с процессом производства его продукции и испытания ее потребительных свойств. Спустя некоторое время нужно подвести итоги и дать оценку работе каждого поставщика. Если какой-нибудь поставщик работает плохо, можно подумать о его замене другим поставщиком аналогичной продукции.

Одним из способов оценки деятельности поставщиков является определение самых важных для Вас факторов. Предположим, это:

• качество продукции;
• цена;
• надежность поставок;
• качество обслуживания.

Вы можете использовать эти критерии для оценки работы каждого поставщика. Максимальная оценка каждого фактора — 100 баллов. Спустя некоторое время Вы можете оценить работу поставщика, поставив определенное количество баллов напротив каждого фактора.

Например, один из Ваших поставщиков получил следующие оценки:

качество — 82
цена — 49
надежность поставок — 15
Итого: 146 баллов.

Оценив таким же образом деятельность других поставщиков аналогичной продукции, Вы можете более объективно сравнить результаты их работы и остановить свой выбор на лучшем.

Окончательное решение следует принимать на основе самых важных для Вас факторов, оценивая их с точки зрения специфики Вашего вида бизнеса и интересов Ваших клиентов.

В настоящее время в России заказы, как правило, оформляются письменно. Хотя письменное оформление заказов требует больше времени, оно тем не менее, в отличие от оформления заказов по телефону, позволяет четко зафиксировать права и обязанности каждой из сторон и избежать возникновения досадных накладок и спорных вопросов, касающихся цены, спецификации, сроков и условий поставки продукции. Подписав договор, заказчик и поставщик будут твердо знать, что именно требуется, в каких количествах, когда и куда должен быть доставлен товар.

Это вовсе не означает, что нельзя заказывать товары по телефону. Можно привести немало примеров, когда заказ по телефону позволяет ускорить доставку товаров. В данном случае необходимо просто дополнительно выслать письменный заказ, подтверждающий Вашу телефонную договоренность.

Если Вы собираетесь рассылать множество заказов, в этом случае стоило бы использовать стандартный бланк заказа. Если же Вы предполагаете ограничиться разовыми заказами товаров, тогда можно оформить заказ в виде обычного письма. В любом случае текст заказа должен включать в себя определенные пункты.

В таблице перечислите те пункты, которые, на Ваш взгляд, стоило бы включить в текст Вашего заказа, устранив подобным образом все возможные недоразумения.

В текст заказа необходимо включить

• наименование, адрес и телефон Вашего предприятия;
• наименование и адрес поставщика;
• дату отправления заказа;
• номер заказа;
• адрес доставки товаров;
• дата доставки товаров;
• требуемое количество товаров;
• максимально подробное описание необходимых Вам товаров и услуг;
• условия, предлагаемые Вам данным поставщиком (в случае необходимости);
• Ваши условия закупки;
• устраивающую Вас цену.

Заказ должен быть подписан Вами лично или же человеком, получившим от Вас право заниматься закупками товаров. Старайтесь нигде не оставлять просто так бланки своих заказов. Они могут быть использованы против Вас.

Обратите внимание, что в приведенном выше списке упоминается номер заказа. Очень важно, чтобы все Ваши заказы были пронумерованы. Так Вы уменьшите риск неправильного использования того или иного Вашего бланка заказа и облегчите работу бухгалтера. Кроме того, общаясь со своим поставщиком, Вы будете точно знать, о каком конкретно заказе идет речь, Вы легко можете уточнить любой интересующий Вас вопрос, связанный с данным заказом, отменить его или же внести в него необходимые коррективы.

Целесообразно иметь несколько экземпляров каждого заказа. Один экземпляр останется у поставщика, второй экземпляр потребуется для человека, сопровождающего товар, третий — останется у бухгалтера. Еще один экземпляр будет нужен кладовщику для приема товаров в строгом соответствии с заказом.

Более подробно вопросы бухгалтерского учета, касающиеся закупочной деятельности, будут рассмотрены в блоке «Бухгалтерский учет».

Вы должны быть уверены в том, что Ваш поставщик хорошо знает предъявляемые Вами требования. С этой целью необходимо заключить с ним контракт на поставку Вам необходимой продукции. Если Вы занимаетесь бизнесом уже не первый год и имеете определенный опыт закупочной деятельности, в этом случае Вам, наверное, будет несложно составить текст такого контракта. Если же Вы новичок в бизнесе, тогда Вам следует проконсультироваться по этому вопросу со специалистами. Можно также прочитать материалы блока «Законодательство» данной учебной программы.

Поскольку каждый вид бизнеса имеет определенную специфику, в данной брошюре просто невозможно описать и учесть все детали закупочной деятельности. Однако в любом случае в текст контракта на поставку продукции необходимо включить пункты, касающиеся цены, качества и количества закупаемой продукции, условий и сроков платежа и доставки продукции, ее упаковки, а также ответственности за нарушение условий контракта.

Можно составить текст своего контракта на поставку продукции на основе типового контракта или же, если это возможно, использовать для этого тексты контрактов на поставку аналогичной продукции, заключенных другими фирмами.

В таблице укажите приемлемые для Вас условия поставки необходимой продукции.

Получив Ваш письменный заказ, потенциальные поставщики сделают Вам встречное предложение. В этом случае Вам, с одной стороны, следует убедиться в том, что предлагаемые Вам условия совпадают с Вашими, а, с другой стороны, Вы можете выбрать оптимальный вариант поставки.

Прежде, чем подписать контракт на поставку продукции, необходимо несколько раз внимательно прочитать его, чтобы убедиться в полном соответствии всех его пунктов предъявляемым Вами требованиям. Если Вы обнаружите какое-нибудь несоответствие содержания контракта согласованным условиям поставки уже после его подписания, Вам придется потратить немало времени и сил на то, чтобы исправить положение. Обязательно храните все документы и информацию, связанные с закупочной деятельностью, в каком-нибудь одном месте: в компьютере, в папке, в ящике стола и т.д.

Но по мере развития Вашего вида бизнеса Вы будете делать все больше и больше заказов и будете иметь дело с новыми поставщиками. В этой ситуации Вам будет совсем непросто контролировать выполнение каждого заказа. Вы будете заняты решением более важных вопросов.

На этом этапе Вам уже потребуется определенная система контроля. Естественно, она должна учитывать особенности Вашего вида бизнеса, но она нужна Вам в первую очередь для того, чтобы:

• контролировать своевременность доставки товаров;
• вовремя заключать новые контракты с каждым поставщиком;
• следить за процессом транспортировки отдельных видов продукции.
• Для этого Вам нужно рассортировать все Ваши заказы с учетом
• времени доставки товаров;
• фирм-поставщиков;
• отдельных видов товаров.

В результате ежедневно у Вас будет информация о том:

• какие товары должны быть доставлены сегодня или завтра;
• какие контракты заключены с тем или иным поставщиком и когда заказанные товары будут доставлены;
• какие виды товаров находятся в пути.

Разумеется, если у Вас есть компьютер, Ваша задача значительно упрощается.

Не думайте, что у Вас не будет никаких проблем с поставщиками после заключения соответствующих контрактов. Если какой-нибудь поставщик до сих пор Вас не подводил, это вовсе не значит, что так будет всегда. Как показывает практика развития предпринимательства в России, неожиданные сюрпризы могут подстерегать Вас на каждом шагу, поэтому Вы должны быть готовы к этому заранее.

Чем основательнее будет продумана Ваша система контроля за выполнением заказов на поставку необходимой Вам продукции, тем эффективнее будет работать Ваше предприятие.

Если, обнаружив спустя некоторое время какое-нибудь повреждение доставленной партии товаров, Вы не сможете формально предъявить каких-либо претензий ни поставщику, ни транспортной фирме. Чтобы зарегистрировать доставленные товары, Вы можете взять копию данного заказа из папки, в которой Ваши заказы расположены в порядке очередности доставки, или же из папки, в которой Ваши заказы разложены по отдельным видам товаров, написать на ней «Получено», указать дату доставки и поставить свою подпись. После этого доставленную продукцию можно отправить на склад или на прилавок.

Если Вы имеете дело с большим количеством заказов, тогда лучше всего использовать стандартный бланк Акта приемки продукции. Желательно каждый раз иметь два экземпляра такого акта. Один экземпляр нужно скрепить с копией данного заказа, а второй — использовать для контроля запасов продукции на складе.

Прочитав эту брошюру, Вы, вероятно, поняли, что рано или поздно для контроля деятельности в сфере закупок продукции Вам потребуется определенная система.

На начальном этапе предпринимательской деятельности, когда Вы имеете дело с небольшим количеством заказов, Вам будет несложно проследить за их выполнением. Однако по мере развития Вашего предприятия и заключения все большего количества контрактов на поставку продукции Вы просто не сможете помнить обо всех заказах.

Может быть, самое главное для Вас — убедиться в том, что Ваши поставщики точно знают, что именно Вам нужно и на каких условиях. Если возникают какие-либо недоразумения, они должны быть устранены до того, как будет подписан контракт на поставку продукции. Иначе Вам придется пережить немало неприятных минут.

Кроме того, необходимо создать простую и эффективную систему контроля за выполнением заказов. Эта система должна основываться на маркетинговых данных, точно определяющих потребительский спрос.

И, наконец, нужно соответствующим образом организовать прием заказанной Вами продукции, чтобы избежать возможной путаницы с оплатой тех или иных видов товаров. Бывают случаи, когда доставленный товар оплачивается позже положенного срока, когда оплачивается еще не доставленная продукция или же одни и те же виды товаров по ошибке оплачиваются второй раз.

Помните: чем основательнее продумана и лучше организована система контроля за выполнением заказов и приемом необходимой продукции, тем эффективнее и успешнее работает Ваше предприятие.