Многие предприниматели должны постоянно поддерживать определенный уровень товарных запасов для обеспечения нормального функционирования своего предприятия. Это относится, в частности, к магазинам.

Если же Вы занимаетесь не розничной торговлей, а работаете в сфере обслуживания или общественного питания (например, являетесь владельцем небольшого кафе), Вам все равно нужны определенные запасы тех или иных видов продукции: муки, яиц, специй, напитков, посуды, салфеток, соломинок и т.д.

Если же Вы занимаетесь производством, Вам нужно иметь запасы сырья, материалов, запасных частей, комплектующих и т.д. для обеспечения бесперебойного процесса производства продукции.

Кроме того, Вам могут понадобиться запасы чистящих и моющих веществ и других «бытовых» принадлежностей для поддержания чистоты и порядка на Вашем предприятии.

В этой брошюре речь пойдет о том, что следует иметь в виду, принимая окончательное решение о количестве закупаемой продукции, а также о том, как следует определять оптимальное количество продукции, необходимой для обеспечения нормальной работы Вашего предприятия.

Прочитав эту брошюру, Вы поймете, что хранение товарных запасов — дело довольно дорогостоящее, поэтому главная задача заключается в том, чтобы свести к минимуму связанные с этим затраты. Причем такая задача стоит перед каждым предпринимателем независимо от того, чем конкретно он занимается. Поставщики же заинтересованы в том, чтобы продать как можно больше своих товаров, поэтому они будут всеми силами убеждать Вас в необходимости создания больших товарных запасов.

Если поставщикам удастся убедить Вас в этом, они убивают сразу двух зайцев: во-первых, они увеличивают объем сбыта своей продукции, а, во-вторых, оставляют не у дел своих конкурентов, по крайней мере до тех пор, пока Вы не надумаете пополнить свои товарные запасы.

Итак, Ваша главная задача — заказать минимальное количество продукции, иметь минимальные товарные запасы. Однако бывают такие ситуации, когда имеет смысл заказать большее количество товаров и увеличить свои товарные запасы.

Это может быть связано с

• изменениями моды или вкусов;
• изменениями в жизни общества;
• изменениями юридических норм и требований;
• сезонными колебаниями спроса;
• увеличением потребительского спроса в результате проведенной рекламной кампании или мер, направленных на стимулирование сбыта;
• особыми причинами.

Под «особыми причинами» имеется в виду закупка на выгодных условиях большого количества продукции какого-нибудь предприятия-банкрота или же запасов продукции, пострадавших в результате пожара. Однако в этих случаях нужно быть очень осторожным: ведь товары могут оказаться некачественными или устаревшими. В результате Вы не только не получите прибыли, но и можете понести серьезные убытки. Во всяком случае Вы должны быть уверены в том, что Ваши деньги будут потрачены не зря и не приведут к возникновению ненужных дополнительных товарных запасов.

В таблице перечислите те виды товаров, запасы которых у Вас весьма значительны, или же те виды товаров, величина запасов которых существенно не уменьшилась за последние три месяца. Такие виды товаров можно определить с помощью документов товарного учета.

Как Вы думаете, с чем связаны такие большие запасы данных видов товаров или же плохая реализация отдельных видов продукции? Можно ли сказать, что с их реализацией у Вас возникли определенные проблемы?

Кстати, очень важно наладить эффективную систему товарного учета независимо от учета, который ведет Ваш бухгалтер.

• годовую стоимость аренды складского помещения;
• годовую стоимость амортизации складского помещения;
• годовую величину зарплаты складских рабочих;
• годовую стоимость тепло- и электроэнергии, а также уборки складского помещения;
• годовую стоимость страховки товарных запасов;
• стоимость потерь товарных запасов в результате их порчи и устаревания;
• сумму налогов на товарные запасы.

Все отмеченные выше виды расходов образуют так называемые «затраты на хранение товарных запасов». Они непосредственно связаны с уровнем и стоимостью Ваших товарных запасов.

Чуть ниже приводится таблица, с помощью которой Вы можете подсчитать величину затрат на хранение своих товарных запасов и определить среднюю стоимость запасов продукции за год.

Если Вы начали заниматься бизнесом сравнительно недавно, Вам придется призвать себе на помощь интуицию и здравый смысл. Вы должны определить примерный объем продажи своих товаров в следующем году, а также оборачиваемость своих запасов, т.е. сколько раз в течение года Вы собираетесь пополнять свои товарные запасы. Это даст Вам возможность определить среднюю стоимость своих запасов продукции.

Для более точной и объективной оценки Вы можете использовать те цифры и показатели, которые Вы рассчитывали при подготовке своего коммерческого проекта.

• Годовая величина зарплаты складских рабочих
• Годовая стоимость амортизации складского оборудования
• Годовая стоимость тепло- и электроэнергии, а также уборки складского помещения
• Годовая стоимость потерь в результате порчи и устаревания
• Годовая стоимость страховки товарных запасов
• Годовая сумма налогов на товарные запасы
• СОВОКУПНАЯ ГОДОВАЯ ВЕЛИЧИНА ЗАТРАТ НА ХРАНЕНИЕ И ТЕКУЩЕЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ ЗАПАСОВ ПРОДУКЦИИ руб.
• Средняя стоимость запасов продукции за год руб.

Определив среднюю стоимость своих товарных запасов за год, Вы должны попробовать найти пути уменьшения их величины.

Если Вы сможете уменьшить размер Ваших товарных запасов, допустим, на 10%, вполне возможно, что величина затрат на их хранение и текущее обслуживание также сократится на 10%. Кроме того, может сократиться и требуемая складская площадь.

Важно и то, что освободившиеся складские площади можно будет использовать для других целей. Напишите, какая складская площадь высвободится в этом случае и как ее можно использовать с максимальной выгодой.

Затраты на формирование товарных запасов включают в себя, в частности, расходы, связанные с размещением заказа на закупку продукции. Величину этих расходов определить несколько сложнее.

Даже чисто теоретически достаточно очевидно, что размещение заказа на закупку тех или иных видов товаров требует определенных затрат. Речь идет о затратах

• времени, необходимого для подготовки заявки;
• времени и денег для выяснения условий поставки товаров различными фирмами;
• времени и денег на подготовку и рассылку бланка заказа на закупку продукции;
• времени для осуществления контроля за выполнением заказа;
• времени на получение и проверку доставленных товаров, размещение их на складе, а также подготовку платежных документов и оплату заказа.

Из этого следует, что чем реже Вы будете делать заказы, тем меньше будет совокупная величина затрат, связанных с размещением заказов на закупку продукции.

Теперь Вы можете определить точку равновесия для своих запасов продукции. Используйте для этого рассчитанные Вами цифры и показатели. В том случае, если Вы не можете определить величину своих затрат, связанных с размещением заказов на закупку продукции, используйте некую среднюю величину, например, 100 тыс.руб. на один заказ.

Итак, Ваши действия могут быть прямо противоположными. Вы можете заказать за год всего лишь одну большую партию товаров или же пятьдесят небольших партий. Как правило, такие крайности не подходят для успешного ведения предпринимательской деятельности. Нужно найти «золотую середину»: точно определить, как часто следует заказывать товары и в каком количестве. Это и будет та самая точка равновесия, о которой шла речь выше.

Теперь давайте рассмотрим все на конкретном примере.

Предположим, Вы собираетесь сделать запас шоколадных конфет по цене 10 тыс.руб. за одну коробку. Годовая потребность в данном виде товара — 5000 коробок. Затраты на хранение и обслуживание товарных запасов составляют 25% от их стоимости. Величина расходов, связанных с размещением заказа на закупку конфет — 100 тыс.руб.

Следует, что с экономической точки зрения лучше заказать пять партий шоколадных конфет по 1000 коробок, чем одну партию конфет в количестве 5000 коробок. Оптимальное количество коробок в одной партии конфет — от 500 до 1000.

В данном примере оптимальное количество коробок в одной партии конфет составляет 625.

В таблице постарайтесь рассчитать оптимальное количество единиц продукции в одной партии по:

• тем видам товаров, величина запасов которых у Вас превосходит остальные виды продукции;
• тем видам товаров, стоимость запасов которых превосходит остальные виды продукции;
• тем видам товаров, которые занимают наибольшую складскую площадь.

Слово «тара» относится к картонным коробкам, ящикам, мешкам и другим емкостям, в которых перевозится готовая продукция. В зависимости от вида товара и требований потребителей различные виды тары могут вмещать в себя разное количество единиц товара: 6, 10, 12, 100 и т.д.

Слово «упаковка» относится к жестяным банкам, бутылкам, картонным коробкам и другим емкостям, в которые помещаются, упаковываются различные виды товаров для их последующей продажи. Упаковка должна привлекать внимание покупателей, поэтому, как правило, она оформляется достаточно красочно и ярко. Упаковка является элементом системы стимулирования сбыта продукции.

В отличие от упаковки на таре обычно просто ставится специальное опознавательное клеймо. Как правило, тара не используется для стимулирования сбыта.

Если Вы занимаетесь розничной торговлей, Вам, вероятно, не стоит беспокоиться по поводу тары и упаковки.

Но, если Вы работаете в сфере услуг или занимаетесь производством какой-нибудь продукции, Вам неизбежно придется столкнуться с проблемой поиска подходящих таро-упаковочных материалов.

В последнем случае Ваш бизнес напрямую будет зависеть от наличия необходимой тары и упаковки. Причем следует точно определить оптимальное количество требуемых таро-упаковочных материалов. Их должно быть не больше и не меньше.

Очень важно подобрать подходящие стандартные таро-упаковочные материалы, которые можно заказать и получить в короткие сроки. Это даст Вам возможность сократить количество необходимых запасов таро-упаковочных материалов.

Некоторое количество таро-упаковочных материалов нужно иметь в запасе дополнительно на случай возникновения так называемого «временного лага», т.е. определенного отрезка времени с момента размещения Вами заказа до момента доставки поставщиком необходимой Вам продукции.

Следует убедиться в том, что используемые Вами таро-упаковочные материалы можно хранить компактно: в сложенном или разобранном виде. А то Вам придется платить большие деньги за хранение воздуха в пустых картонных коробках.

Если Вам нужно иметь определенные запасы таро-упаковочных материалов, перечислите их в таблице. С учетом сказанного выше напишите, есть ли у Вас сверхнормативные запасы каких-либо таро-упаковочных материалов или же нерационально используемых складских площадей.

А теперь запишите свои соображения о том, как Вы могли бы сократить свои сверхнормативные запасы таро-упаковочных материалов и максимально эффективно использовать высвободившиеся складские площади.

Если Вашими поставщиками являются довольно крупные компании, тогда Вам вряд ли удастся воспользоваться этим способом. Однако, имея дело с относительно небольшими фирмами, занимающимися поставками преимущественно широко распространенных видов продукции, Вы можете заключить с такой фирмой контракт на поставку продукции сроком, допустим, на один год, в соответствии с составленным Вами графиком. Иными словами, Вы будете получать товары в нужный срок и в оптимальном количестве.

Такой вариант выгоден обеим сторонам: фирма-поставщик получает возможность работать на плановой основе, предусматривающей гарантированный сбыт ее продукции в течение года, а Вы сводите к минимуму величину своих товарных запасов.

Может быть, эти услуги фирмы-поставщика потребуют дополнительной оплаты. Однако скорее всего размер этой оплаты окажется меньше по сравнению с расходами на хранение и обслуживание Ваших товарных запасов.

Если данный вариант заинтересовал Вас, в таблице напишите, какие виды товаров можно было бы хранить на складе поставщика и какого именно поставщика. Постарайтесь указать нескольких поставщиков, с которыми Вы могли бы обсудить данный вопрос.

В этой брошюре мы рассмотрели различные виды расходов, связанных с хранением и текущим обслуживанием товарных запасов. Часто эти расходы на первый взгляд кажутся незначительными. Однако на самом деле величина этих расходов может быть больше стоимости самих товарных запасов.

Кроме того, в данной брошюре была подчеркнута необходимость определения оптимального уровня товарных запасов и заказа нужного количества продукции, т.е. определения оптимальной величины заказа.

Ежегодно Вы должны проводить проверку своих товарных запасов, выявляя товары, занимающие слишком большую складскую площадь, отличаюшиеся высокой стоимостью или же имеющиеся в большом количестве.

Вы сможете успешно работать и получать прибыль за счет точного определения оптимальной величины заказов необходимой Вам продукции только в том случае, если Вы будете осуществлять постоянный контроль за состоянием своих товарных запасов.