В ней будет рассказано о том, как создать эффективную систему контроля за движением товарных запасов с помощью компьютера. Вы узнаете, в чем заключаются преимущества этой системы.

Кроме того, Вы узнаете, на что следует обратить внимание при покупке компьютерной программы, предназначенной для обеспечения контроля за состоянием Ваших товарных запасов.

С помощью персонального компьютера и хорошей программы учета товарных запасов необходимую информацию можно получить «одним нажатием клавиши». Кроме того, с помощью компьютера Вы в любой момент можете узнать,

• как идет реализация того или иного вида продукции;
• нет ли у Вас сверхнормативных запасов какого-нибудь вида товаров;
• какие товары нужно заказать дополнительно;
• какова совокупная стоимость Ваших товарных запасов в данный момент;
• где именно находятся на складе нужные Вам товары.

Компьютер поможет Вам хранить на складе минимальное количество необходимых товаров. Вы будете рациональнее использовать свои деньги и складскую площадь.

Однако перед тем, как использовать компьютер для контроля за состоянием своих товарных запасов, Вы должны хорошенько разобраться в своей нынешней системе учета материальных ресурсов на складе, составив о ней полное и четкое представление.

Величину товарных запасов можно рассчитать следующим образом:

Текущие товарные запасы = Начальные товарные запасы + Закупки – Продажи

Как все это можно выразить цифрами?

Если Вы занимаетесь бизнесом уже не первый год, в этом случае такие данные можно найти в балансовом отчете Вашего предприятия за прошлый год. Либо можно использовать данные переучета товарных запасов в прошлом году.

Если же Вы только собираетесь начать свое дело, то совокупная стоимость Ваших начальных товарных запасов будет равна нулю (если Вы создаете новое предприятие) или остаточной стоимости товарных запасов того предприятия, которое Вы покупаете.

В любом случае величина начальных товарных запасов в течение года меняться не будет. Это постоянная величина, поэтому при использовании компьютерной системы контроля с данным показателем проблем у Вас быть не должно. Достаточно просто ввести данное число в компьютер.

Числовое значение данного показателя будет изменяться каждый год: совокупная стоимость товарных запасов в конце нынешнего года станет совокупной стоимостью начальных товарных запасов в будущем году с учетом возможных изменений.

Недостаток этого показателя заключается в том, что величина товарных запасов в начале или в конце хозяйственного периода указывается в совокупном стоимостном выражении. Чтобы эффективно осуществлять контроль за состоянием товарных запасов, необходимо точно знать, какова величина запасов каждого вида товаров, хранящихся у Вас на складе.

Более того, Вам может потребоваться информация не только о величине запасов того или иного вида товара, но и величина запасов отдельных разновидностей одного и того же товара: в зависимости от вида упаковки, количества содержимого в единице продукции, цвета и т.д.

Если Вы хотите использовать систему компьютерного контроля с максимальной степенью эффективности, целесообразно иметь такую подробную информацию. Данные о величине начальных запасов каждого вида продукции Вы можете получить непосредственно в результате ежегодного переучета товарных запасов. На самом деле все не так сложно. Как говорится, «не так страшен черт, как его малюют».

В таблице напишите, как именно Вы осуществляете письменный учет продукции, закупаемой для хранения на складе.

На каких принципах основана Ваша система учета закупок продукции для хранения на складе? Попробуйте ответить на ряд вопросов:

• Придерживаетесь ли Вы вообще каких-нибудь принципов, осуществляя учет закупок необходимой Вам продукции?
• Где Вы регистрируете свои закупки продукции:
  • журнале?
  • ежедневнике?
  • кассовой книге?
  • на листках бумаги?
• Когда именно Вы регистрируете закупки:
  • момент заказа товаров?
  • момент доставки товаров?
• Каким образом Вы фиксируете свои рекламации?
  • Как Вы рассчитываете:
  • совокупную стоимость товарных запасов?
  • стоимость запасов отдельных видов товаров?

Без ответа на все эти вопросы невозможно наладить эффективную систему контроля и учета товарных запасов.

Если Вы хотите осуществлять контроль за состоянием своих товарных запасов с помощью компьютера, в этом случае необходимо четко представлять, как функционирует Ваша система закупок продукции, предназначенной для хранения на складе.

Когда Вы все записываете на бумаге, для Вас не составляет ни малейшего труда найти нужные цифры, внести соответствующие коррективы и исправить ошибки.

Когда же вся информация будет в компьютере, Вы, разумеется, также сможете все исправить, но сделать это будет несколько сложнее.

В таблице напишите, как именно Вы осуществляете письменный учет продукции, реализуемой со склада Вашим клиентам.

Многое из того, что было сказано выше о закупках продукции для хранения на складе, в равной степени относится и к продажам запасов товаров, хранящихся на складе. Необходимо иметь четкое представление о том, как фиксируется величина продаж.

Может быть, потребуется внести определенные изменения в существующую систему учета продаж. Если, допустим, она основана на данных кассового аппарата, достаточно ли этого, чтобы узнать, какие виды товаров и в каком количестве были проданы?

В том случае, если Вы собираетесь создать систему компьютерного контроля, нужно для начала основательно разобраться в существующей системе письменного учета продаж. Тогда Вы сможете эффективнее использовать компьютер.

Итак, прежде всего необходимо твердо знать, где можно получить информацию о величине продаж товаров со склада и каким образом она фиксируется.

Если Вы покупаете и продаете только один вид продукции, значит Вам каждый раз надо просто вводить в компьютер новые данные. Однако, как свидетельствует практика, такое бывает редко.

Если Вы работаете с компьютером, от Вас потребуется вводить в него данные о продажах каждого вида продукции. Если Вы имеете дело с небольшим количеством разных товаров, сделать это будет несложно. Однако в том случае, если Вы продаете большое количество разных товаров, такая операция может занять много времени.

Существуют альтернативные варианты. Можно использовать кассовые терминалы. В этом случае информация о продаже того или иного вида товаров будет сразу поступать в компьютер. Но для создания подобной системы контроля и учета продаваемых товарных запасов потребуется много денег и времени.

Если Ваш бизнес непосредственно связан с реализацией хранящейся на складе продукции, Вы могли бы поставить компьютер прямо на складе, и информация о продажах товаров сразу бы вводилась в него.

С помощью компьютера Вы сможете:

• точно фиксировать движение товарных запасов;
• точно знать стоимость Ваших товарных запасов;
• быстро найти на складе нужные Вам товары.

Чем важнее для Вас точно фиксировать движение товарных запасов, тем больше пользы получите Вы в результате использования компьютерной системы контроля и учета. Нажав клавишу, Вы сможете получить интересующую Вас информацию.

Более того, в том случае, если формирование Ваших товарных запасов требует большого количества денег, тогда точная информация о движении товарных запасов и их величине поможет Вам сократить до минимума количество имеющихся товарных запасов. В результате высвободятся деньги для других целей или же уменьшится объем необходимых кредитных средств.

Если Вы храните на складе большое количество различных видов товаров, с помощью компьютера можно без труда найти местонахождение нужного Вам товара.

В основе создания компьютерной системы контроля и учета товарных запасов должны лежать достаточно веские причины. Такая система, конечно, очень удобна, однако не стоит покупать компьютер, если он Вам не очень нужен, если Вы спокойно можете обойтись и без него. Принимая окончательное решение о его покупке, ответьте на вопрос: зачем он Вам нужен?

Если же Вы все-таки решите его покупать, в этом случае Вам потребуется такая программа складского учета и контроля за состоянием товарных запасов, которая в максимальной степени сможет учесть особенности Вашего вида бизнеса. Что это значит? Вот об этом как раз и пойдет речь в следующем разделе.

Но если программа контроля за состоянием товарных запасов будет частью Вашей единой компьютерной системы, в этом случае Вам может потребоваться создание базы данных, особенно, если Вы предполагаете хранить товары в небольшом количестве.

Чтобы стало понятнее, в таблице напишите, какая именно информация потребуется Вам для осуществления контроля за состоянием товарных запасов.

Вы должны хорошо знать, на основе каких показателей будет строиться Ваша система контроля, поскольку существуют разные компьютерные программы складского учета и контроля за движением товарных запасов.

Вот некоторые вопросы, на которые Вам следовало бы обратить внимание:

• позволяет ли программа следить за движением товарных запасов, выделяя те виды продукции, которые не находят сбыта или же реализуются очень плохо?
• позволяет ли программа определить местонахождение тех или иных видов товаров на складе?
• как рассчитывается стоимость товарных запасов?
• учитывает ли компьютерная программа различия в ценах имеющихся товаров?
• как определяется в программе величина товарных запасов?
• вносятся ли автоматические поправки в показатель уровня товарных запасов?
• выделяет ли программа отдельно те виды товаров, запасы которых следует пополнить?

Необходимо выяснить, что лежит в основе расчетов данной компьютерной программы: себестоимость товаров или же продажные цены. Может ли программа осуществлять расчеты с учетом обоих показателей? Какой именно показатель нужен Вам?

Некоторые программы рассчитывают стоимость товара на основе неизменной цены, что не соответствует действительности. Цена товара может изменяться в зависимости от даты покупки. Возможно, Вам нужна программа, учитывающая возможные изменения цен.

Если программа контроля за состоянием товарных запасов будет частью Вашей единой компьютерной системы, в этом случае Вам потребуется автоматическое внесение поправок в показатель величины товарных запасов вслед за изменением показателей, связанных с закупками и продажами Ваших товаров. Кроме того, программа должна предусматривать возможность корректировки величины товарных запасов в результате ежегодного переучета Ваших запасов.

У Вас также должна быть возможность вводить в компьютер показатель нормативного количества запасов того или иного вида товаров. Тогда компьютер обратит Ваше внимание на те товары, запасы которых уменьшились и требуют соответствующего пополнения.

У Вас также должна быть возможность в любой момент распечатать либо весь файл, либо его часть, чтобы получить информацию о величине товарных запасов или их стоимости.

Давайте рассмотрим этот вопрос более подробно.

Возьмем в качестве примера стоимость товарных запасов.

Когда Вы проводите расчеты на бумаге, здесь все довольно просто. Сначала Вы подсчитаете, сколько продано, затем — сколько закуплено, или наоборот. После этого Вам будет нетрудно подсчитать текущую стоимость Ваших товарных запасов.

Если же Вы захотите использовать для этой цели компьютер, сделать это может оказаться не так-то просто. Некоторые программы не позволяют вводить большое количество разных цен на один и тот же вид товара. Так, например, компьютер может не справиться с 10 разными ценами на один и тот же вид продукции в течение года.

Кроме того, следует обратить внимание на то, сколько времени требуется для того, чтобы ввести необходимую информацию в компьютер.

Если Вы имеете дело с небольшим количеством разных товаров, в этом случае Вы можете ежедневно садиться за компьютер и вводить данные о продаже Ваших товаров.

Однако, если ежедневно Вы имеете дело с сотнями различных видов продукции, в этом случае нужно фиксировать все продажи товаров в момент их совершения. С этой целью можно использовать кассовые терминалы, о которых речь шла выше. Они автоматически вносят поправки в количество оставшихся товаров.

Можно также использовать электронное устройство для считывания штриховых товарных кодов. Оно будет считывать штриховую информацию на каждом товаре, проходящем через кассу.

Кассовый терминал и устройство для считывания штриховых кодов дают возможность осуществлять контроль и учет реализации Ваших запасов. Однако их приобретение и установка обходятся недешево.

Можно также сразу вводить информацию о продаваемых товарах в компьютер, если у Вас на прилавке будет клавиатура. Постарайтесь вводить данные в компьютер в тот момент, когда Вы уже рассчитались со своими покупателями. Иначе они будут ходить в нетерпении туда-сюда или же будут с тоской смотреть на Ваши манипуляции.

Очень удобно соединить компьютер с принтером, который можно использовать для распечатки чеков с указанием полной информации о сделанной Вашим клиентом покупке.

Кроме того, компьютерная программа должна быть очень простой в использовании. Если Вы допустите какую-нибудь ошибку, Вы должны иметь возможность найти нужный показатель и внести в него соответствующую поправку. Есть такие программы, с помощью которых сделать это бывает не так-то просто.

Следует также выяснить, можно ли внести поправки в показатель величины товарных запасов вручную?

Часто бывает так, что данные ежегодного переучета товарных запасов в силу разных причин не совсем соответствуют письменным данным. Компьютерная программа должна быть такой, чтобы Вы могли исправить показатель величины товарных запасов с помощью клавиатуры.

С ее помощью можно также узнать стоимость Ваших товарных запасов. При этом, однако, следует убедиться в том, что данная компьютерная программа рассчитывает стоимость товарных запасов по той же методике, которую используете и Вы.

Что еще? В значительной степени возможности программы будут зависеть от ее стоимости.

Многие программы дают возможность ввести показатели величины нормативных запасов для различных видов товаров, а затем выделяют те виды продукции, запасы которых нуждаются в пополнении. В результате в нужный момент Вы не останетесь без запасов того или иного вида продукции.

Некоторые программы позволяют следить за движением товарных запасов, выявляя неходовые виды продукции. Это дает Вам возможность принять соответствующие меры для исправления сложившейся ситуации.

Существуют программы, способные провести статистический анализ продаж Ваших товаров за определенный период времени. В результате Вы можете выявить наметившуюся тенденцию в области сбыта и сделать прогноз величины потребительского спроса на те или иные виды товаров в ближайшем будущем. В соответствии с этим прогнозом Вы можете либо увеличить, либо уменьшить величину своих товарных запасов, оставив только то количество товаров, которое необходимо для удовлетворения потенциального потребительского спроса.

Некоторые программы позволяют быстро определять местонахождение нужных Вам товаров. Это дает Вам возможность максимально эффективно использовать имеющуюся складскую площадь.

В том случае, если Ваши запасы материальных ресурсов предназначены не для продажи, а для использования в процессе производства, компьютер поможет Вам учесть их стоимость при определении окончательной продажной цены Вашей продукции.

Нужна ли Вам компьютерная система контроля и учета товарных запасов?

Многим предпринимателям она может пригодиться. Однако бывает так, что в некоторых случаях количество денег и времени, необходимых для ее приобретения и наладки, перевешивает все плюсы, связанные с ее использованием.

Можно назвать три основных причины, по которым имеет смысл использовать компьютерную систему контроля за состоянием товарных запасов:

• настоятельная необходимость в любой момент точно знать количество своих товарных запасов;
• большое количество денег, вложенных в формирование товарных запасов;
• большое количество запасов различных видов продукции, хранящихся на складе, в результате чего затрудняется поиск местонахождения необходимых видов товаров.

Если Вы все-таки решите покупать компьютер, нужно постараться подобрать оптимальное для Вас программное обеспечение. Не покупайте первую попавшуюся программу. Выберите такую, которая будет для Вас интересной и сможет выполнять именно те операции, которые Вам необходимы для осуществления контроля за движением товарных запасов.

Следует иметь в виду, что перед покупкой компьютера необходимо основательно разобраться в том, как осуществлялся учет товарных запасов до сих пор. Если же раньше в этой области возникало немало проблем, надо выяснить, с чем это было связано и что нужно сделать для организации эффективной системы контроля за состоянием товарных запасов. После этого Вам будет намного легче выбрать нужную компьютерную программу.

На первых порах целесообразно использовать как систему компьютерного учета и контроля, так и традиционную систему записей, фиксирующих движение Ваших товарных запасов. Только когда Вы окончательно убедитесь в том, что компьютерная система работает нормально и эффективно, можно будет перейти на новую систему учета и контроля за состоянием Ваших товарных запасов.