Собираясь за границу, можно оказаться в плену своих глубоко ошибочных представлений о том, что зарубежная деловая поездка не нуждается в тщательной подготовке и составлении плана, являясь чем-то вроде туристической поездки. Вспоминая свой недельный отдых в Испании или рассказы своих друзей о пребывании в Китае, Вы легко можете убедить себя в том, что организовать деловую поездку за границу — минутное дело.

В этой брошюре речь будет идти о том, что нужно сделать для того, чтобы Ваша зарубежная деловая поездка прошла успешно и результативно.

Речь может идти:

• о подтверждении выводов маркетингового исследования данного зарубежного рынка;
• о проведении дальнейшего маркетингового исследования с целью более глубокого изучения данного зарубежного рынка;
• о поиске зарубежного агента;
• о замене одного зарубежного агента другим;
• об обсуждении проблем сбыта Вашей продукции с зарубежным агентом;
• о стимулировании деятельности Вашего зарубежного агента;
• о встрече с постоянными и потенциальными клиентами с целью выяснения возможности увеличения объема продаж Вашей продукции;
• о создании условий для открытия за рубежом Вашего торгового представительства или торговой компании.

Если Вы собираетесь за границу, укажите цели данной поездки.

• собрать всю возможную информацию о стране, которую Вы намерены посетить;
• определить сроки поездки;
• определить маршрут;
• подготовить образцы своей продукции и рекламные печатные материалы, которые следует взять с собой;
• определить цены на свои товары в зависимости от различных условий их доставки;
• ознакомить с предстоящим маршрутом своей зарубежной поездки всех, кто имеет к этому непосредственное отношение.

В предыдущих брошюрах уже было сказано, где Вы можете получить интересующую Вас информацию о зарубежных рынках. Не ограничивайтесь чисто коммерческими вопросами, постарайтесь побольше узнать о местных обычаях, традициях и особенностях.

За границей очень легко допустить какую-нибудь оплошность, нарушить местные порядки и обычаи, в результате чего Вы можете попасть в разряд людей, с которыми нежелательно иметь дело.

Например, у Вас могут возникнуть проблемы в Саудовской Аравии, если выяснится, что Вы привезли с собой спиртные напитки. Находясь в Японии, не стоит затрагивать проблему так называемых «северных территорий».

Сроки поездки играют далеко не последнюю роль, поскольку Вы можете приехать, допустим, во время каких-нибудь религиозных праздников, когда никто не работает. В результате вместо того, чтобы заниматься делом, Вы будете вынуждены «осматривать местные достопримечательности». Обязательно убедитесь в том, что Вам удастся провести время за границей с максимальной пользой для дела.

Составляя маршрут предстоящей поездки, не забудьте учесть:

• расстояния;
• время в пути;
• виды транспорта.

Не забудьте также получить все необходимые визы, а также разрешения на ввоз образцов Вашей продукции (если это требуется).

Готовясь к предстоящей поездке за границу, постарайтесь заблаговременно забронировать номер в гостинице, авиа- или железнодорожные билеты и т.д. Нужно быть готовым к тому, что то тут, то там могут возни-кать непредвиденные задержки.

Убедитесь в том, что берете с собой рекламные печатные материалы на языке именно этой страны. Для начала можно взять с собой рекламные материалы, отпечатанные на машинке или на принтере, а не в типографии.

Что касается иностранного языка, то, может быть, стоит взять с собой переводчика, если Вы чувствуете, что во время общения с Вашими зарубежными партнерами у Вас могут возникнуть языковые проблемы.

Можно специально не рассчитывать цены на свои товары в том случае, если Вы не предполагаете обсуждать этот вопрос с зарубежными партнерами. Если же Вы едете за границу специально с этой целью, необходимо свободно владеть всеми цифрами.

В таблице изложите план своей деловой поездки за границу и напишите, какого рода информация требуется Вам дополнительно.

Многие предприниматели становятся известными за рубежом благодаря участию в подобных ярмарках, которые служат для них своеобразным трамплином для выхода на внешний рынок со своими товарами или услугами.

Самый эффективный способ — арендовать за умеренную плату стенд, с помощью которого Вы можете продемонстрировать свою продукцию и ознакомить посетителей со своим коммерческим предложением.

Разумеется, участие в выставке стоит гораздо дешевле, нежели ее организация и проведение. Поэтому лучше всего быть в курсе проводимых за рубежом торговых выставок и систематически принимать в них участие.

В брошюре под названием «Выставки» из учебного блока «Маркетинг» содержится немало полезной информации о том, как получить максимальную пользу от участия в торговых выставках. Что же касается участия в зарубежных торговых выставках, то Вам необходимо проконсульти-роваться с соответствующими специалистами о том, как лучше всего оформить свой выставочный стенд, чтобы привлечь внимание максималь-ного количества посетителей за рубежом.

В связи с этим следует заметить, что Ваша экспозиция должна производить сильное впечатление в первую очередь не на Вас самих, а на посетителей выставки. То, что нравится Вам, может совсем не понравиться, например, японцам или американцам.

Если Вы узнаете, что в интересующей Вас стране проводится торговая ярмарка, можно приурочить свою деловую поездку за границу к этому событию.

В результате Вы убьете сразу двух зайцев: сократите расходы, связанные с организацией и проведением своей зарубежной поездки, а также сможете привлечь внимание потенциальных торговых агентов или покупателей за границей к предлагаемым Вами товарам или услугам.

Так, например, МАРП активно участвует в международной программе «Европартенариат». Два раза в год представители компаний из различных европейских стран имеют возможность принять участие во встречах, которые организуются в рамках этой программы. Участники встречи, кото-рая проводится в течение двух дней, могут найти партнеров в регионе, который был выбран Европейской Комиссией в качестве места проведения встречи.

Эта программа дает возможность российским предпринимателям оценить свои возможности за пределами их региональных и национальных рынков. В результате они могут заключить соглашения о сотрудничестве с европейскими партнерами в различных сферах бизнеса.

Кроме того, МАРП предлагает всем предпринимателям поместить информацию о своих предприятиях в сеть коммерческих предложений малых предприятий Бюро развития кооперации (BRE) Европейского Союза. Это Бюро имеет своей целью оказание практической помощи малым и средним предприятиям в налаживании контактов с зарубежными партнерами. В настоящее время Бюро имеет более 800 корреспондентов в 65 странах мира и их число постоянно увеличивается.

МАРП является единственным официальным корреспондентом этого Бюро в России.

Вы можете сформулировать предложение о сотрудничестве, которое должно включать:

• общую информацию о Вашем предприятии;
• краткое описание предлагаемой формы кооперации;
• перечень стран, выбранных для установления деловых контактов.

Ваше коммерческое предложение МАРП направляет в Бюро в Брюсселе, где оно заносится в банк данных. В результате в течение полугода информация о Вашем предприятии будет доступна для предпринимателей из выбранных Вами зарубежных стран.

Адрес МАРП:
113035, Москва, Болотная ул., 12, стр. 3 (пятый этаж).
Тел: (095) 234-53-73; 234-53-82
Факс: (095) 234-53-82.

В 1995 г. в Москве была создана Служба деловой информации по торговле с Америкой (BISTA).

Эта организация предоставляет деловую информацию и оказывает консультационные услуги российским и американским предпринимателям.

BISTA располагает уникальным фондом американских фирменных справочников, информационными материалами по конкретным вопросам деловой практики, а также основными законодательными актами, регулирующими внешнеэкономические отношения США с другими странами.

В публикуемых службой BISTA бюллетенях содержатся запросы на закупку продукции российских компаний, а также другая информация для россий-ских предпринимателей.

Адрес BISTA:
Москва, ул. Пудовкина, 4.
Тел: (095) 143-04-18; 143-04-28.
Факс: (095) 143-03-48.

Можно также обратиться за помощью в региональные агентства поддержки малого предпринимательства, которые предлагают следующие виды услуг:

• организация деловых поездок;
• помощь в проведении деловых переговоров;
• подготовка необходимой документации для заключения контрактов (договоров);
• организация двусторонних деловых семинаров с участием российских и иностранных предпринимателей.

Координаты региональных агентств развития предпринимательства содержатся в конце брошюры под названием «Куда обратиться за помощью» из учебного блока «Как начать свое дело».

Перечисленные выше организации помогут Вам установить прямые деловые связи с зарубежными партнерами и избавят Вас от стопроцентной зависимости от внешнеторговых посредников.

Прочитав данную брошюру, Вы узнали, что требуется для успешной организации Вашей деловой поездки за границу. Для этого необходимо:

• определить цели предстоящей зарубежной поездки;
• продумать все детали будущей поездки;
• использовать помощь всех возможных организаций, связанных с внешнеэкономической деятельностью.

О некоторых организациях, которые могут оказать Вам помощь в налаживании внешнеэкономических связей, шла речь в данной брошюре. И наконец, вернувшись домой из-за границы, обязательно проанализируйте результаты своей поездки.

Вы должны знать, добились ли Вы в ходе поездки поставленной цели и какой ценой.

Это поможет Вам лучше организовывать следующие деловые поездки за рубеж.