Разумеется, Вы можете не выполнять этой работы, прибегнув к услугам соответствующих специалистов в области экспорта или транспортировки товаров.

Тем не менее, Вы должны знать, что необходимо для правильного оформления документов и в каких случаях эти документы используются.

В этой брошюре рассматриваются лишь основы составления экспортной документации. Поскольку в каждой стране есть свои особенности осуществления экспортно — импортных операций, в данной брошюре невозможно отразить специфику каждой отдельно взятой страны.

Со временем Вам придется выяснить все детали, необходимые для экспорта товаров в определенную страну: Англию, Китай, Бразилию и т.д.

• торговля;
• транспортировка;
• страхование;
• финансы.

Если документы оформлены неправильно, это может привести к:

• задержкам в оплате товаров;
• потере репутации;
• задержке поставки товаров;
• срыву всей сделки.

Кроме того, следует заметить, что экспортная документация необходима для представления в соответствующие государственные организации России, занимающиеся контролем и регулированием экспортной деятельности (например, в таможенную службу).

Далее будут рассмотрены отдельные конкретные виды экспортных документов.

Разумеется, Вам могут потребоваться далеко не все перечисленные ниже документы. Это будет зависеть от конкретной ситуации.

Как правило, составляется до 12 экземпляров авианакладной, предназначенных для:

• управляющего авиалинией;
• грузоотправителя;
• агента по продаже;
• грузополучателя;
• выписки квитанции;
• аэропорта назначения;
• первого, второго и третьего перевозчика (в случае необходимости);
• аэропорта отправления;
• выписки счета-фактуры;
• дополнительных экземпляров для перевозчиков (если необходимо).

Действие авианакладной распространяется на любое расстояние и на все авиалинии, использование которых необходимо для перевозки товаров по воздуху.

В январе 1984 г. была введена в действие новая, так называемая «универсальная», авианакладная. Она является обязательной к применению как на внутренних, так и на международных авиалиниях.

Она содержит следующую информацию:

• место и дата ее учреждения;
• наименования аэропортов отправления и назначения;
• наименования грузоотправителя, грузополучателя и первой авиалинии;
• количество и описание груза, и количество упаковок;
• стоимость перевозки;
• объявленная ценность груза для таможенной службы;
• дата первого рейса;
• описание маршрута;
• подписи грузоотправителя и перевозчика ( или его представителя).

Когда имеет место сквозной авиафрахт, экспедитор груза, как правило, «консолидирует» товары, т.е. отправляет их все по одной накладной. Бывает даже так, что в одну «универсальную» авианакладную включается до ста самостоятельных накладных.

Следует заметить, что авианакладная не является товарораспорядительным, а также переводным или оборотным документом.

Значение этой фразы будет раскрыто в следующем разделе данной брошюры, где речь пойдет о коносаменте.

Коносамент не является контрактом на перевозку товаров, однако в нем отражены условия этого контракта. При этом данный документ содержит право собственности на конкретный указанный в нем товар.

В коносаменте содержатся следующие данные:

• наименование грузоотправителя;
• наименование морского судна и/или морской линии, осуществляющего перевозку товаров;
• описание груза, включая опознавательные знаки (маркировку);
• порты погрузки и разгрузки товара;
• стоимость перевозки;
• наименование грузополучателя;
• дата погрузки товаров или поручения для погрузки;
• имя и адрес человека или фирмы, которого следует уведомить о прибытии;
• количество подписанных экземпляров коносамента;
• подпись капитана или другого полномочного представителя морского судна.

Продавцу (грузоотправителю) нужно иметь как минимум три подписанных экземпляра коносамента: один сразу отправляется по почте грузополучателю, второй экземпляр учитывается при бухгалтерских проводках, третий хранится на случай утери первого экземпляра.

В зависимости от обстоятельств может возникнуть потребность в дополнительных экземплярах коносамента (например, один экземпляр коносамента, как правило, остается у капитана или владельца судна).

Крайне важно, чтобы коносамент был «чистым», т.е. без каких-либо признаков повреждения груза или недостачи.

Дело в том, что коносамент представляет собой товарораспорядительный документ. Как только грузополучатель становится обладателем чистого коносамента, право собственности на груз по закону переходит к нему. Сам же груз в это время может находиться далеко в море.

Это означает также, что теперь должна быть произведена оплата товаров, если специально не оговорены другие условия.

Если коносамент не является чистым, грузополучателя нельзя заставить платить до тех пор, пока товары не будут получены и проверены.

Для обеспечения платежа требуются и другие документы. О них речь пойдет далее.

Что касается авиаперевозок, то экспедитор груза может объединять разные накладные в одном документе. В этом случае Вам не стоит беспокоиться.

Помните: если для Вас все это слишком сложно, можно переложить все хлопоты на плечи агента по перевозке или экспедитора груза, которые будут следить за всеми мелочами.

По существу, коносамент нужен как:

• квитанция на отправленные товары;
• товарораспорядительный документ, дающий право его владельцу требовать груз у перевозчика, таможенной службы или руководства порта;
• отражение условий контракта по перевозке;
• полностью оборотное средство.

Для организации отправки товаров можно прибегнуть к услугам агента по перевозке, который договорится с владельцем морского судна о бронировании места для груза на корабле или перевозке на нем Вашего контейнера.

Как только все будет готово, груз направляется в назначенное место для погрузки на корабль вместе с необходимым количеством экземпляров коносамента для их подписания.

Следует отметить, что акт перевозки груза является официальным предложением перевозчику, которое тот может либо принять, либо отклонить.

Эти риски могут возникнуть:

• во время транспортировки товаров в порты, аэропорт или на склад;
• перед погрузкой товаров;
• во время нахождения товаров на борту судна, самолета или грузового автомобиля;
• во время разгрузки и хранения на складе в пункте назначения (при условиях поставки «до склада покупателя».;
• при транспортировке товаров на склад покупателя.

Существует стандартная форма экспортного страхового полиса. При больших объемах поставки товаров нет необходимости составлять страховой полис на каждую партию товаров. Однако для каждой очередной партии товаров нужно иметь страховой сертификат.

Сертификат содержит те же самые данные, что и страховой полис, а именно:

• наименование и адрес страховщика;
• наименование страхователя;
• любые надписи о передаче права возбуждения имущественного иска;
• описание товаров;
• сумма страховки;
• место выплаты соответствующих денежных компенсаций, а также имя агента, ответственного за исполнение условий страхования.

Страховой сертификат должен быть отправлен покупателю сразу же после отправления груза. Покупатель должен получить сертификат тогда, когда товары находятся еще в пути.

Как уже было отмечено ранее, когда речь шла о коносаменте, право собственности на товары переходит к другому лицу в момент получения коносамента. В это же время все вопросы, связанные с риском перевозки, переходят в ведение покупателя при поставке на условиях CIF. Теперь уже именно он должен возбуждать соответствующий имущественный иск.

Естественно, страховой сертификат должен быть заполнен так же правильно, как и коносамент.

Как сказано в брошюрах под названием «Финансовые вопросы в сфере экспорта» и «Транспортировка Вашей продукции за рубеж», в принципе можно договориться об оплате товаров в тот момент, когда покупатель получает документы. Если документы оформлены не совсем правильно, может возникнуть задержка, связанная с оплатой товаров.

• наименования и адреса обеих сторон;
• номер контракта и его дата;
• описание и количество поставляемых грузовых контейнеров, а также описание товаров в каждом контейнере;
• сумма оплаты за поставляемый товар;
• номер экспортной или импортной лицензии;
• описание процесса транспортирвки товаров;
• описание используемого вида платежа (в случае необходимости);
• страна происхождения товара;
• подпись экспортера.

Счет-фактура — это еще один документ, который должен быть у покупателя в тот момент, когда товары еще находятся в пути. Наряду с другими документами, он обеспечивает оплату товаров в рамках заключенной сделки.

Следует подчеркнуть также, что в документе не должно быть внутренних противоречий. В противном случае поставка товаров и их оплата могут быть задержаны на длительный срок.

Это имеет особое значение для прохождения таможенной процедуры.

В некоторых случаях сертификат выдается Торгово-промышленной палатой, в других случаях бывает достаточно заверения самого экспортера.

В некоторых странах (особенно в Южной Америке) требуется консульский счет-фактура, который служит одновременно и сертификатом происхождения товара.

Консульский счет-фактура должен быть составлен строго по установленному образцу и заверен консулом соответствующей страны.

В данном случае Вам следует подписать документ в консульстве, заверить его печатью и внести плату, составляющую, как правило, определенный процент от стоимости экспортируемых товаров.

Зачастую документы должны быть составлены на языке страны-импортера. Несоблюдение каких-либо требований может привести к тому, что Ваши товары долго будут лежать на таможне.

Это довольно распространенный способ, обеспечивающий оплату экспортных поставок товаров.

Как правило, экспортер посылает вексель вместе с другими документами, о которых шла речь в данной брошюре, в банк экспортера, который затем пересылает эти документы своему зарубежному партнеру для взыскания денег.

Зарубежный банк сообщит покупателю о прибытии документов и отдаст их ему для получения груза по его прибытии при условии, что покупатель:

• полностью оплатил вексель, или
• акцептовал вексель, подписав его как соглашение об оплате в установленный срок.

В результате Вы в качестве экспортера сохраняете право собственности на товары до тех пор, пока не будут получены гарантии платежа. Стопроцентной гарантии оплаты не существует, однако законодательство большинства стран позволяет Вам вернуть свои деньги.

Вексель содержит следующие данные:

• дата;
• сумма платежа;
• порядок платежа;
• наименование трассата (получателя векселя);
• наименование и подпись трассанта (лица, выдавшего вексель);
• индоссамент получателя платежа (передаточная надпись).

Следует заметить, что существуют и другие документы, применяемые в целях взыскания платежей за экспортируемые товары. Они рассматри-ваются в брошюре под названием «Финансовые вопросы в сфере экспорта».

Карантинное свидетельство, как правило, требуется при импорте продукции сельского хозяйства и животноводства.

Это свидетельство обычно выдается и подписывается здравоохранитель-ными органами страны-экспортера.

В некоторых случаях может потребоваться карантинное свидетельство для растений. В большинстве стран оно требуется при перевозке деревьев, кустарников и некоторых видов свежих фруктов и овощей.

Что касается перевозки скота, домашних животных и т.д., то в этом случае необходимо иметь ветеринарный сертификат, выдаваемый страной-экспортером.

В нем уделяется внимание морским перевозкам, перевозкам контейнеров по железной дороге, смешанным перевозкам на нескольких видах транспорта.

Оно также облегчает процесс пересечения границ.

В данной брошюре были коротко рассмотрены основные виды документов, используемых при экспорте товаров.

Как было отмечено во вступительной части этой брошюры, Вам как начинающему экспортеру, может быть, не стоит вникать во все детали экспортной документации. Это может сделать Ваш агент по экспорту или экспедитор груза.

Важно лишь понять, что именно от Вас требуется. Это необходимо для того, чтобы действовать в правильном направлении. Если когда-нибудь в будущем у Вас возникнет желание самостоятельно заняться экспортом, Вы будете знать, что делать.