Контроль осуществляется через бюджет (Смету), или, иными словами, через планируемую реализацию.

Вы подготавливаете бюджет (планируемая реализация) и затем сопоставляете реальные результаты с запланированными ранее цифрами.

При составление Бюджета используются общепринятые финансовые процедуры. Для того, чтобы осуществлять финансовый контроль над бизнесом, Вам необходимо знать, что означают следующие понятия:

• планируемая реализация;
• первоначальная стоимость;
• общехозяйственные и административные затраты.

Помните: проще осуществлять финансовый контроль, чем пытаться восстанавливать контроль, однажды упущенный.

С чего следует начать? Прежде всего Вы должны обдумать факторы, которые могут оказать влияние на уровень продаж в последующие 12 месяцев.

Если Вы уже имеете опыт в бизнесе, то определите факторы, оказывавшие влияние на уровень продаж за последние несколько лет.

Теперь перечислите эти факторы.

Ниже представлены возможные факторы:

• сезонные колебания продаж;
• новые товары (форма конкуренции);
• товары, снятые с производства (продажи);
• местные экономические факторы- например, закрытие или открытие конкурирующей фирмы;
• продажи, и т.д.

Вполне возможно, Ваш набор факторов намного больше.

Следующим этапом является определение размера Ваших будущих продаж.

Заполните следующую таблицу. Вы можете проставить цифры напротив каждого месяца или просто распределить Ваши планируемые продажи между определенными категориями товаров. Заполните таблицу так, чтобы это максимально отвечало особенностям Вашего бизнеса.

Планируемая реализация на период ______

Примечание
В расчетах необязательно придерживаться точности до десятых.

Округляйте полученные результаты.

Первоначальная стоимость товара — это та сумма, которую Вы затратили на его приобретение. Во многих случаях подсчитать первоначальную стоимость не так просто. В реальности может быть задержка по времени между покупкой и продажей товара. Подобная задержка ведет к необходимости иметь склад. Расчеты реализационных затрат с учетом склада приведены ниже:

Состояние склада на начало периода — 5674 ( руб.)
Плюс приобретенный товар — 49827 ( руб.)
Минус состояние склада на конец периода — 8463 ( руб.)
Первоначальная стоимость — 47038 ( руб.)

Планируя прибыль, важно уметь представлять первоначальную стоимость в процентном отношении к продажам. При планировании Вы должны принимать в расчет любое возможное увеличение товарного запаса с тем, чтобы была возможность профинансировать это увеличение.

В нашем примере валовой доход составляет 40 рублей.

Для бизнеса, связанного с торговлей однообразным товаром, определение валового дохода не представляется сложным.

Если же Ваш бизнес предлагает широкий спектр товаров и услуг и при этом имеет различный валовой доход на разные группы товаров, Вы должны оперировать со средними величинами.

Для определения валового дохода в процентном выражении используется следующая формула:

(Валовой доход / Реализация) x 100%

Для нашего примера результат будет следующим:

40 / 100 x 100 = 40%

Теперь, подсчитайте планируемый Вами валовой доход в процентном выражении.

После определения планируемого валового дохода в процентном выражении, валовой доход определяется следующим образом:

• планируются продажи (реализация) на будущий период;
• определяется валовой доход в процентном выражении

и затем полученные результаты перемножаются.

Предположим, что планируемые Вами продажи за определенный период времени составят 49000 рублей, а планируемый валовой доход в процентном выражении будет равняться 25%.

Тогда Ваш валовой доход составит:

49000 x 25 / 100 = 12250 (руб.)

Теперь подсчитайте планируемый валовой доход на следующий год.

При планировании общехозяйственных и административных затрат можно округлять результаты до целых чисел.

Планируя данный вид затрат, необходимо принимать во внимание, что издержки со временем могут увеличиться, — например, увеличение уровня заработной платы.

Также будьте готовы ко всякого рода непредвиденным ситуациям — например, ремонт транспортного средства фирмы, явившийся следствием аварии.

Планируя общехозяйственные и административные затраты, закладывайте в бюджет средства на подобного рода расходы.

Итак, спланируйте Ваши общехозяйственные и административные издержки на следующий год. После этого распределите эти издержки по месяцам. Например, если арендная плата составляет 2400 рублей в год, то за каждый месяц Вы должны выплачивать 200 рублей. В одних случаях, когда затраты являются постоянными, Вы просто-напросто делите подсчитанные общие затраты за год на 12.

В других случаях затраты должны быть отнесены на конкретные месяцы, — например, расходы на рекламу, которые могут быть осуществлены в определенный период времени.

Заполните таблицу, представленную на следующей странице. В таблице укажите общехозяйственные и административные затраты, которые Вы планируете осуществить на следующий год.

Смета на общехозяйственные и административные затраты с__ по__   (руб.)     Арендная плата       Страховые отчисления       Заработная плата       Транспортные расходы       Плата за коммунальные услуги       Расходы на рекламу       Прочие расходы                   Итого:

Используйте место под графой «Прочие расходы», для включения неучтенных выше затрат.

• планируемая реализации;
• выручка (валовой доход).

Теперь объединим полученные Вами данные в одну таблицу:

Планируемая реализация       Минус первоначальная стоимость       Выручка (валовой доход)       Минус общехозяйственные и административные затраты       Прибыль (убыток)

Если в результате Вы получите удовлетворительную прибыль, это замечательно, но не забывайте, что это только Ваши планы, и, чтобы реализовать эти планы, необходимо приложить немало усилий.

Если Вы не достигли прибыли или полученный результат представляется несоизмеримым с Вашими усилиями, подумайте о том, как можно увеличить прибыль.

Ниже приведены некоторые идеи на этот счет.

• Можете ли Вы увеличить объем продаж?
• Можете ли Вы снизить свои расходы?
• Можете ли Вы поднять цены?

Ключевыми факторами, за которыми необходимо осуществлять контроль, являются:

• уровень продаж;
• валовой доход, выраженный в процентном отношении;
• величина затрат.

Ниже представлена форма месячного отчета, которая поможет Вам сравнить планируемые показатели с реальными.

Заполните данную форму для каждого месяца. Подобное сопоставление цифр поможет определить позиции, где Вы испытываете наибольшие трудности, и наметить пути для преодоления проблем.

Смета на месяц Планируемые данные Реальные результаты Разница Реализация       Первоначальная стоимость       Выручка (Валовой доход)       Общехозяйственные и административные затраты       Прибыль (убыток)       Валовой доход (%)       Прибыль (%)

Итак, Вы прошли через все этапы планирования Вашей прибыли. Вы также можете осуществлять контроль за результатами.

Для малого бизнеса нет необходимости тратить много времени на создание детально проработанного плана Ваших затрат, но Вы можете потратить лишь несколько часов на подготовку самого элементарного плана.

Степень Вашего контроля зависит от бизнеса, которым Вы занимаетесь. Продажи контролируются достаточно просто. Уровень дохода должен контролироваться периодически; это особенно важно в том случае, если Вы работаете с широким набором товаров, имеющих разную величину валового дохода. Общехозяйственные и административные затраты могут оцениваться каждый месяц.

Для того, чтобы закрепить Ваше понимание данного раздела, было бы полезным ознакомление с разделами:

• Маркетинг
• Прибыль
• Издержки.